Máte festival? A máte na něm EET? A mohla bych ho vidět?

Vrhli jste se vedle skládání muziky také na pořádání festivalů? Letošní rok vnáší do tohoto odvětví novou povinnost: závěrečná vlna zákona o elektronické evidenci se kromě např. kadeřnic, řemeslníků a právníků týká také pořadatelů festivalů. První vlna zákona vešla v platnost už v prosinci 2016, druhá následovala v roce 2018 a od 1. května se celý koncept uzavře 3. a 4. vlnou. Pojďme si vysvětlit, na co všechno se musíte připravit.

Typů a struktur festivalů bychom se nedopočítali a jen těžko najdeme dva úplně stejné. Nicméně poskytují služby, které se z pohledu EET od zbytku podnikatelských činností neliší. Některé tyto služby už povinnost evidovat jejich tržby elektronicky mají, konkrétně festivalové kempy spadající do 1. vlny mezi hotely a penziony anebo merchandising, pokud si ho pořadatel nevyrábí sám, je klasifikován jako nákup a prodej, tudíž 2. vlna zákona (a povinnost pořadatele evidovat tržby z tohoto prodeje).

Na co se připravit, pokud pořádáte festival po 1. květnu 2020?

1. Zmapujte areál festivalu a vyznačte všechna prodejní místa

Pomůže vám to určit, kolik EET pokladen budete na svou událost a své služby potřebovat dle počtu prodejních míst, kde dochází k příjmu hotovosti. Pokud zvažujete cestu cashless – uzavřeného okruhu, zmapujte i stánky a služby, které neprovozujete přímo vy, ale externí dodavatelé služeb. Z pohledu daňového portálu i struktur pokladních systémů je totiž každý stánek provozovnou a každé pokladní místo v ní terminálem.

2. Zvažte co je pro vaši činnost vhodné. Pronájem, nebo koupě?

Organizujete-li jednu kulturní akci za rok, porovnejte pro a proti krátkodobého pronájmu EET pokladen a jejich nákupu na stálo. Pokud produkujete festivaly a koncerty v průběhu roku, zvažte spíše jejich nákup. U větších konceptů s komplikovanější strukturou stojí za úvahu outsourcing celého zajištění jako služby na klíč vzhledem k personální náročnosti.

3. Informujte se a poptávejte u dodavatelů

Na trhu figurují dnes již léty prověřené společnosti. Stejně jako u festivalů, existuje mezi dodavateli určitá různorodost. Každá ze společností se zaměřuje na různé technologie, specializuje se na různé obory podnikání a má tudíž i vlastní obchodní politiku. Vše je ale vždy o porovnávání nabídek. Obraťte se proto na dodavatele.

4. Navštivte nebo kontaktujte váš finanční úřad

Ať už jste právnická osoba nebo OSVČ, dle sídla podnikání spadáte pod konkrétní finanční úřad. Tam získáte přihlašovací údaje na daňový portál (www.daneelektronicky.cz), osobní návštěvou nebo do datové schránky na základě elektronické žádosti.

5. Připojte festival k internetu

Součástí metodiky zákona je povinnost dostupnými silami udržovat pokladní terminály online. Areál plný stovek až tisíců uživatelů mobilních telefonů sdílejících na internet ohromné množství datového materiálu představuje riziko pádu mobilních sítí. Větší festivaly se s touto problematikou potýkají už několik let a ve spolupráci s operátory areály a okolí posilují. Nicméně zákon zohledňuje obdobné případy, kdy připojení v dané lokalitě nedostačuje, limitem pro pozdější doposlání v 48hodinovém intervalu. Vzhledem k datové velikosti jedné účtenky se však nejedná o dramatickou zátěž. Většina systémů navíc offline režimem disponuje tj. vydání účtenky i přes neúspěšný pokus o odeslání a následný automatický upload. Při volbě zařízení berte v potaz i možnosti zařízení pokladny. Dobrý dodavatel pokladen vám dokáže s tímto aspektem pomoci.

6. Zálohujte si loginy a hesla

Zní to jako triviálnost, ale ve vypjatých situacích, kterých je pořadatelská produkce plna, není nic více frustrujícího než-li zapomenuté heslo. Dle Murphyho zákonů vám takováto banalita znepříjemní život v moment, kdy to nejméně čekáte. A v EET budete přístupových údajů potřebovat hned několik do několika databází.

7. Využijte digitalizace a poznejte své podnikání blíže

Pouhé plnění zákona o elektronické evidenci není pro vaše podnikání v oblasti festivalů žádným přínosem. Pokladní systémy však ještě před nástupem zákona přinášely jejich administrátorům důležitá data o jejich obratech a zároveň pomáhaly plnit kontrolní funkci. Krom koncové částky odeslané na portál finanční správy využijte digitalizaci k získání údajů o vašich prodejích. Konkrétní prodejnost jednotlivých položek nebo prodejní vytíženost stánku a v celkovém výsledku i prodejní síla dle umístění stánku jsou data, která v průběhu let můžete porovnávat a vyhodnocovat na míru vašemu festivalu.

Tak či onak s sebou investice do pořízení EET systému nese i průběžné náklady. A těmi nejsou pouze kotoučky termopapíru. Každý softwarový pokladní systém musí být průběžně aktualizován v reakci na změny v legislativě (nejen EET, ale vše, co zasahuje do podnikatelského prostředí) či inovace v technologiích. Nemluvě o call centrech zákaznické podpory technických pracovníků. Tyto provozní náklady většina seriózních dodavatelů promítá do své obchodní politiky balíčků služeb a průběžných paušálů. Poskytovatelé řešení, kteří dodávali systém za jednorázovou platbu postupně podlehli nákladům s průběžnou údržbou softwaru a jejich počet se po druhé vlně rapidně snížil.

Jako u všech faktorů vašeho festivalu vám orientace v nové problematice zabere čas, ale díky tomu jsou pořadatelé jedni z nejvšestranněji znalých podnikatelů.